9 sėkmingų virtualių susitikimų (ne)paslaptys

Nuo visuotinio nuotolinio darbo ir mokymosi įsigalėjimo jau praėjo nemažai laiko, tačiau dar yra daug žmonių, kuriems nepatinka dalyvauti virtualiuose susitikimuose ar mokymuose. Laiko gaišimas, ilgo sėdėjimo priešais kompiuterį nuovargis, gyvo kontakto nebuvimas dažniausiai vargina žmones. Ima atrodyti, kad ne viską galimą padaryti per nuotolį, bet dažniausiai šie jausmai yra arba nuostatų problema (apie jausmus, kuriuos išgyvena žmonės pandemijos metu labai įdomiai aprašyta šiame straipsnyje), arba tiesiog prasto virtualių susitikimų organizavimo pasekmė.

white ceramic mug on table
Photo by cottonbro on Pexels.com

Patarimų, kaip padaryti, kad virtualūs susitikimai ar mokymai būtų efektyvūs, apstu. Apžvelgsiu tai, ką esu pati išbandžius ir ką siūlo Harward Business Review bei „The learning guild“ mokymų profesionalų asociacija. Nemažai jų atkartoja tai, ką darome gyvai vykstančiuose susitikimuose ir nukreipia, kaip tai atkartoti virtualiai: virtualioje erdvėje ir laikas eina kitaip, ir žmonės informaciją priima kitaip, tad reikia nemažai dalykų pergalvoti. Dėl šių priežasčių įrašo pavadinime yra žodis (ne)paslaptys. Nemažai jų esu išbandžiusi pati, ir tai tikrai veikia, tad kviečiu susipažinti ir išbandyti.

* – toliau kalbėsiu apie virtualius susitikimus, tačiau beveik visos gerosios praktikos tinka ir virtualiems mokymams, tad čia žodžiai „virtualus susitikimas“ ir „virtualūs mokymai“ gali būti naudojami kaip vienas kitą pakeičiantys sinonimai.

Pradėkite nuo galo

Kiekvienas susitikimas, vykstantis gyvai ar virtualiai, turi turėti aiškią priežastį (kodėl mes darome šį susitikimą), tikslą (pasibaigus susitikimui mes būsime išsprendę, nutarę, susipažinę ir t.t.), struktūrą ir darbotvarkę (man labai patinka turėti susitikimų rubrikas, kurios esant pasikartojantiems susitikimams dažniausiai kartojasi, bet jose aptariamas turinys vis keičiasi).

Leiskite aiškiai suprasti, kad reikės dalyvauti, nuo pat susitikimo pradžios

Taip, nuo susitikimo pradžios, nes būtent per pirmąsias 3-5 susitikimo minutes žmogus nusprendžia, koks čia bus susitikimas: ar toks, kurio metu galėsiu susitvarkyti el. paštą, ar toks, kuriame visgi reikės dalyvauti.  Įtraukti dalyvius padės susitikimo taisyklės. Pristatykite susitikimo taisykles pradžioje. Pasakykite, arba dar geriau parodykite skaidę, kurioje būtų parašyta, kad tikitės iš dalyvių aktyvaus dalyvavimo, įjungtų vaizdo kamerų, pilno dėmesio susitikimui (skambučiai ir laiškai turės palaukti) bei kiek truks susitikimas ir kada darysite pertraukas. Paskelbus susitikimo taisykles, reikia gauti dalyvių pritarimą. Tai puiki proga visus įtraukti ir paskatinti veikti. Tinka viskas: virtualiai pakeltos rankos (tai galima padaryti pasitelkus tokią bendradarbystės platformų funkciją), parodytas pritarimo gestas, komentaras pokalbių lange ir t.t.

Puiki proga paskatinti dalyvavimą – ledus pralaužiančios veiklos

Prisistatymai ar kitos „apšildančios“ veiklos (dar kitaip vadinami „ice breaker‘iai“) yra būtinos virtualių susitikimų metu. Jos padeda dalyviams, panašiai, kaip atvykus į viešbutį, „įsiregistruoti“ į susitikimą . Neretai susitikimo vedėjas nori šitą dalį praleisti, nes ji gali pasirodyti nenatūrali, kelti nepatogumą dalyviams. Tiesa yra ta, kad be šio susitikimo elemento, paskatinti dalyvius aktyviai dalyvauti, kalbėti, diskutuoti vėliau bus dar sunkiau, o gal net ir neįmanoma. Jūsų tikslas yra paskatinti žmones veikti dar susitikimo pradžioje. Keletą gerų, didelio pasiruošimo ir IT raštingumo nereikalaujančių, tokios veiklos pavyzdžių siūlo „Slido“ tinklaraštis.

Dar vieną gerą pavyzdį pateikė mano kolegė Vilija Džiovenaitė savo tinklaraščio įraše. Ji siūlo susitikimo pradžioje visus pakviesti ant lapo surašyti savo nepadarytus darbus, kuriuos turėtų/norėtų dabar daryti. To lapo nereikia niekam rodyti, tiesiog ant jo surašyti dalykus, kurie gali trukdyti arba trukdo dalyvauti susitikime. Kai sąrašas padarytas, pasiūlykite dalyvaims iš jo išlankstyti laivelį, lėktuvėlį ar dar ką nors. Lankstinį pasilikti šalia ir vos iškilus naujoms nerimą keliančioms mintims, jas užrašyti.

…be „apšildančios” veiklos paskatinti dalyvius aktyviai dalyvauti, kalbėti, diskutuoti vėliau bus dar sunkiau, o gal net ir neįmanoma…

Tinka viskas, kas priverstų žmones veikti: prisistatymai, nuotaikos barometrai, vaizo už lango nuotraukos. Tik nedarykite vienos dažnai pasitaikančios klaidos – nesistenkite perkelti veiklų, kurios veikia gyvai, tiesiogiai  į virtualią erdvę. Prieš savaitę dalyvavau viename susitikime, kur 30 dalyvių buvo pakviesti vienas po kito prisistatyti, pakomentuoti savo lūkesčius susitikimui, darbinę patirtį ir pasakyti vieną save apibūdinantį žodį, prasidedantį pirmąja jo vardo raide. Buvo smagu visus išgirsti ir pamatyti, bet mes užtrukome beveik valandą! Vietoje gyvo komentaro, paraginkite dalyvius prisistatymus parašyti pokalbių lange. Taip nušausite du zuikius vienu metu: greitai supažindinsite visus dalyvius (nepamirškite pakomentuoti kiekvieno parašyto komentaro) ir tuo pačiu nuteiksite visus, kad „pokalbių lango“ funkcija bus ir toliau naudojama susitikime. Jūsų bendradarbystės įrankiai turi dar daugiau funkcijų, kurios paskatins aktyvų dalyvių įsitraukimą. Apie tai skaitykite toliau.

Palaikykite aktyvų dalyvavimą susitikimo metu

Paskatinkite žmones rašyti komentarus ar klausimus realiu laiku į pokalbių langą. Žinoma, tai reiškia, kad kartas nuo karto turėsite sustoti ir parašytus komentarus apžvelgti, atsakyti į užduotus klausimus.

Mažiau dalyvių turinčiuose susitikimuose nebijokite tiesiai kreiptis į tuos dalyvius, kurie kol kas nepasakė/neparašė nieko. Tiesa, dideliuose susitikimuose tai padaryti bus sunkiau. Susitikimuose, kuriuose turime daug dalyvių, prireiks šiek tiek IT raštingumo.

  • Apklausos. Visos pagrindinės bendradarbystės IT platformos turi galimybę virtualaus susitikimo metu vykdyti apklausas. Reikėtų tik iš anksto apgalvoti tikslingus klausimus ir juos sukurti sistemoje prieš susitikimą. Prašykite, kad dalyviai pasidalintų savo praktika, spėjimais, klauskite to, kas būtų aktualu dėstomai medžiagai ir ko galima paklausti uždaru klausimu (apklausoje reikės nurodyti atsakymų variantus). Dalyviams atsakant į užduodamą klausimą, iš karto matysite atsakymų statistiką. Ja galėsite pasidalinti su dalyviais, jei norėsite. Tai įdomus būdas susirinkti informaciją apie dalyvius ir iš karto reaguoti.
Photo by Adrien Olichon on Pexels.com
  • Baltos lentos funkcija („white board“) lenta – puikus įrankis paskatinti dalyvių spontanišką bendravimą (ne paslaptis, tai vienas iš dalykų, ko žmonėms labiausiai trūksta virtualiame bendravime).  Naudojant šią funkciją, galima prašyti dalyvių, kad jie kūrybiškai pažymėtų jiems tinkantį atsakymą arba tiesiog užrašytų savo variantą.
  • Jūsų skaidrės taip pat yra būdas įtraukti dalyvius. Pasistenkite skaidrių neapkrauti tekstu, pasitelkite dizainerių sukurtus šablonus (pavyzdžiui iš Canva, SlidesCarnival arba Slidesgo) naudokite animacijos efektus, geriausiai rinktis paprastus, santūrius. Skaidrės turėtų keistis ne rečiau nei kas 2-3 minutes, nes kitaip sulauksite dalyvių klausimų, ar viskas gerai su vaizdo transliacija. Nepamirškite vaizdo įrašų, savo darbastalio demonstravimo ar failų dalinimosi, kaip būdų paskatinti aktyvų dalyvavimą.

Ar vedate didelį susitikimą, ar bendraujate mažesnėje grupėje, visada padėkokite dalyviams už komentarą, klausimą, už dalyvavimą veikloje. Mums lietuviams, tai gali būti kiek neįprasta ir iš pradžių atrodyti nenatūralu, bet patikėkite, pradėjus tai daryti, greitai tai taps įgūdžiu, ir jus nustebsite, kokį gerą pokytį tai atneš jūsų vedamiems susitikimams.

Visada padėkokite dalyviams už komentarą, klausimą ar kitokį dalyvavima veikloje. Pradžioje tai gali atrodyti nenatūralu, bet vėliau stebėsitės, kodėl to nepradėjote daryti anksčiau.

Užbaikite galvodami apie ateinantį susitikimą

Pabaigus susitikimą ar nuotolinius mokymus, būtinai sudarykite sąlygas dalyviams suteikti jums grįžtamąjį ryšį. Idealu, jei dalyvių skaičius leidžia aptarti gyvai. Jei dalyvių daug, pasitelkite apklausų įrankius (SurveyMonkey, MS Forms, Google Forms ar panašias).  Paklauskite dalyvių, kas jiems patiko ir nepatiko, ką būtų galima daryti kitaip ir kaip. Po susitikimo išsiųskite susitarimus, aiškų veiksmų planą, kuriame numatykite, kas už ką atsakingas ir iki kada turi būti atlikti sutarti veiksmai.

Ir dar keletas patarimų:

  1. Prie susitikimo junkitės bent 15-20 minučių anksčiau, kad galėtumėte patikrinti, ar viskas veikia, ir pasitikti prisijungiančius dalyvius.
  2. Stenkitės trumpinti virtualių susitikimų laiką. Optimali trukmė – 60 minučių. Maksimali – 90 minučių. Po tiek laiko natūraliai norėsis pertraukos, tad teks sustoti. Jei turite daug medžiagos ir į 90 min. niekaip nespėsite, darykite kelis susitikimus.
  3. Optimalus virtualaus susitikimo dalyvių skaičius vienam vedančiajam yra 10-15 žmonių. Jei susitikime dalyvauja daugiau žmonių, turėkite dar vieną žmogų, kuris padėtų valdyti susitikimo techninę dalį. Šis žmogus vadinamas prodiuseriu. Jo užduotis yra padėti dalyviams iškilus techniniams klausimams, įjungti apklausas, atsakyti į klausimus pokalbių lange, keisti skaidres, įvykus techniniams nesklandumams padėti greitai pereiti prie plano atsarginio plano, kurį turite pasiruošti iš anksto.
  4. Parinkdami interaktyvias veiklas paruoškite daug ir išsamių rašytinių instrukcijų bei atsižvelkite jūsų susitikimo dalyvių IT raštingumą. Jei susitikimo dalyviams yra sunku net prisijungti, jų įtraukimo veiklas palikite labai paprastas. Taip pat numatykite laiko papildomiems paaiškinimams. Rašytinės detalios instrukcijos taip pat pravers, kai žmogui reikės vėl prisijungti prie veiklos, kai jo dėmesį sutrikdys skambutis, laiškas ar kolega.

Linkiu visiems efektyvių virtualių susitikimų!

Šaltiniai:

https://hbr.org/2020/03/what-it-takes-to-run-a-great-virtual-meeting

https://hbr.org/2020/03/that-discomfort-youre-feeling-is-grief

https://blog.sli.do/virtual-icebreakers/

https://www.learningguild.com/online-conferences/content/6191/virtual-classroom-2020-resources

https://www.linkedin.com/pulse/kaip-sudominti-darbuotojus-kad-jie-aktyviai-dalyvaut%C5%B3-d%C5%BEiov%C4%97nait%C4%97/

Leave a Reply