Hibridinio darbo tvarka – nuo ko pradėti ir ką įtraukti

turned off laptop computer

Nemanau, kad dar verta diskutuoti, ar hibridinio darbo tvarka yra reikalinga įmonėje. Apie norą dirbti mišriu būdu liudija daugybė darbuotojų ir darbo rinkos tendencijų tyrimų. Hibridinio darbo tvarka padės išsigryninti įmonės viduje, kaip šis darbo modelis bus įgyvendintas. Personalo valdymo specialistų grupėse vis matau prašymų pasidalinti hibridinio darbo tvarka . Kadangi man pačiai ši tema labai įdomi, nusprendžiau pasidalinti savo įžvalgomis, papildydama jas gerosiomis praktikomis iš Lietuvos ir svetur.

Išsižadėjimai (disclamers)

Nesu teisininkė, darbo saugos ar raštvedybos specialistė. Esu personalo valdymo ekspertė, tad mano rekomendacijos yra pagrįstos personalo valdymo gerąja praktika. Ją tikrai dar galima papildyti teisniais ar mokestiniais aspektais, bet tai nemažina šių rekomendacijų vertės.

Hibridinio darbo tvarka, kaip ir kiti rašytiniai susitarimai turėtų būti rašomi ne tam, kad apsisaugotumėte nuo kelių piktybinių ar sistemą apeiti bandančių darbuotojų. Rašytinės procedūros, pirmiausia, yra aiškumas pačiam darbdaviui ir darbuotojui, ir turi būti rašomos atliepiant didžiąją dalį dažniausiai pasitaikančių situacijų. Rašytinės procedūros yra neišvengiamos, kai reikia susitarimų tarp kelių administracinių darbdavio funkcijų, kaip bus traktuojama konktreti situacija, kas už ką yra atsakingas.

Dažnai sakoma „ai mes ir taip susitariame“ ir tai greičiausiai yra tiesa mažose įmonėse. Kaip tik šią savaitę turėjau vienos įmonės konsultaciją šia tema (iš dalies dėl to ir nusprendžiau parašyti šį įrašą). Iš savo praktikos pastebėjau, kad rašytiniai susitarimai tampa vis būtinesni didėjant darbuotoju skaičiui. Iš mano praktikos 100 darbuotojų yra ta riba, kai be rašytinių procedūrų darosi tikrai sunku. Nuo tokio skaičiaus, manau, verta pradėti formalizuoti susitarimus ir tai daryti ne tiems keliems piktnaudžiaujantiems darbuotojams, o didžiajai daliai normaliai dirbančiųjų. Kodėl? Būkim sąžiningi, procedūros yra vienas labai svarbių elementų, kurie formuoja įmonės kultūrą. Jei procedūra yra draudžiama viskas, išskyrus tai, kas yra leidžiama, tai neišvengiamai atsiliepia darbuotojų požiūriui į savo atsakomybes ir darbą įmonėje. Galų gale, kaip sakydavo buvęs mano darbdavys, jei mes negalime pasitikėti darbuotojais, kai eina kalba apie darbo etiką ir etiketą, kaip mes jiems galime patikėti kliento duomenis ar verslo paslaptis?

„jei mes negalime pasitikėti darbuotojais, kai eina kalba apie darbo etiką ir etiketą, kaip mes jiems galime patikėti kliento duomenis ar verslo paslaptis?”

Nuo ko pradėti

Hibridinio darbo tvarka turėtų prasidėti nuo principų arba bendrųjų nuostatų. Tai labai svarbi tvarkos dalis. Jais apibrėžiami esminiai principai, tokie kaip tvarkos tikslai, darbuotojų grupės, kurioms yra taikoma ši tvarka, kiti svarbūs visa apimantys akcentai. Principai mums padeda suformuluoti bendrines nuostatas, kurios, esant neaiškumui ir nesant detalaus išaiškinimo vėlesniuose punktuose, leis reikiama linkme pakreipti interpretacijas. Kalbant apie hibridinio darbo tvarką, siūlyčiau įtraukti tvarkos tikslą, apibrėžti, kam ji yra taikoma bei formalizuoti nediskriminavimo principą, t.y. užakcentuoti, kad darbuotojai negali būti diskriminuojami atlygio, paaukštinimo, mokymų suteikimo, atostogų skyrimo ar bet kokių kitų garantijų ir teisių užtikrinimo dėl savo darbo modelio.

Kokiems darbuotojams gali būti taikoma hibridinio darbo tvarka

Reikėtų įsivertinti, ar visiems darbuotojams yra sudaromos sąlygos dirbti nuotoliniu būdu. Jei ne, tai kokiais principais remiantis yra numatoma, kam bus leista, o kam ne? Ar pagal darbo funkciją? Pagal reikalingą darbo įrangą? Pagal darbo stažą įmonėje? Ar tvarka taikoma nepilną darbo dieną dirbantiems? Pagal suminę darbo laiko apskaitą ar pamaininiams darbuotojams? Dažniausia nuotoliniu būdu leidžiama dirbti darbuotojams

  • kurių darbo funkcijos leidžia dirbti nuotoliniu būdu užtikrinant tą pačią atliekamo darbo kokybę bei rezultatą.
  • Kai tai neprieštarauja struktūrinio padalinio, kuriame dirba darbuotojas, tikslams ir uždaviniams.
darbas iš namų, hibridinio darbo tvarka
Photo by Vlada Karpovich on Pexels.com

Nuotolinio darbo apibrėžimas ir tvarka

Nuotolinis darbas gali būti apibrėžtas kaip visiems, kam ta tvarka taikoma, galiojantis susitarimas arba kaip galimybė darbuotojui prašyti ir darbdaviui suteikti. Variantų gali būti įvairių:

– X dienų per savaitę dirbame biure, likusias dienas dirbame nuotoliniu būdu.

– Y savaičių dirbame biure, Z dirbame nuotoliniu būdu.

– visada dirbame nuotoliniu būdu, kam reikia ir kada reikia ateina dirbti į biurą. Pasirinkus šį kelią, reikės pagalvoti, kaip bus valdomas darbuotojų srautas biure.

– visada dirbame biure, kam reikia ir kada reikia dirba nuotoliniu būdu. Pasirinkus šį kelią, reikės pagalvoti, kaip darbuotojai galės įforminti savo darbą nuotoliniu būdu.

– visiškai laisvai darbuotojas renkasi, kada ir kur jis dirbs. Šio varianto visiškai nerekomenduoju, nes tai sukels didžiulį chaosą, labai apsunkins vadovų darbą ir eliminuos bet kokias gyvos socializacijos galimybes.

Nepaisant to, kokį variantą pasirinksite, galima būtų numatyti tvarką, pagal kurią darbuotojai gali prašyti jiems leisti dirbti nuotoliniu būdu daugiau laiko, nei numato bendra tvarka. Taip pat galima numatyti, kokiais atvejais toks prašymas gali būti netenkinamas arba jau suteikta teisė atšaukta.

Taip pat galima numatyti galimybę vadovui pakviesti darbuotoją atvykti į biurą ir per kiek laiko darbuotojas privalo atvyti.

Darbo laiko apibrėžimas

Labai rekomenduoju tai įtraukti į tvarką, nes dirbant nuotoliniu būdu kyla daug diskusijų apie viršvalandinį darbą ir jo apmokėjimą. Darbo laikas turi būti apibrėžtas, bet vėlgi galima sudaryti galimybę darbuotojams ar išimtinais atvejais, t.y. atskiru prašymu, ar nuolatinai užsifiksuoti kitokį darbo grafiką. Reikia numatyti procesą, kaip tai atrodys.

Jei visgi nusprendžiate darbo valandų neformalizuoti ir dirbdamas nuotoliniu būdu darbuotojas pats skirsto savo darbo laiką, verta įpareigoti darbuotoją tai daryti nepažeidžiant maksimaliųjų darbo ir minimaliųjų poilsio laiko reikalavimų.

Taip pat reikėtų paminėti viršvalandžius. Turėtų likti galioti viršvalandžių fiksavimo ir apskaitymo tvarka.

Nuotolinės darbo vietos reikalavimai

Reikėtų numatyti darbo vietos reikalavimus dirbant nuotoliniu būdu. Tai galėtų būti  panašu į tokį apibrėžimą: „kad būtų išlaikytas darbo efektyvumas ir pakankamas ryšys darbo laiko metu su vadovu ir komanda, darbuotojas turi užtikrinti, kad jo darbo aplinka yra tinkama darbui, jis gali pakankamai susikaupti darbui, turi patikimą interneto ryšį ir leidžia darbuotojui sutelkti visą dėmesį į tinkamą darbo pareigų atlikimą.“

Svarbu paminėti, kad darbuotojas nors ir dirba iš namų, darbo saugos reikalavimai išlieka galioti. Vadinasi, šia tvarka darbuotojas turi būti įpareigotas užtikrinti, kad jo pasirinkta nuotolinio darbo vieta atitiktų darbuotojų darbo saugą ir sveikatos apsaugą reglamentuojančių teisės aktų reikalavimus. Galima nurodyti, kur darbuotojas gali gauti konsultaciją dėl šių reikalavimų.

Nors darbuotojas ir dirba iš namų, darbo saugos reikalavimai išlieka galioti.

Taip pat galima numatyti, kokią įrangą nuotoliniam darbui suteiks darbdavys, o kokia įranga turi pasirūpinti darbuotojas. Galima numatyti, kad jei darbuotojas dirba X% darbo laiko iš namų, jis gauna Y EUR priedą darbo sąlygoms užtikrinti namie.

Taip pat reikėtų numatyti tvarką, kaip darbuotojas informuos darbdavį apie savo nuotolinės darbo vietos adresą ir ar yra kokių nors apribojimų nuotolinės darbo vietos geografijai.

Čia taip pat būtų galima aptarti, ar darbuotojai turi pranešti, jei planuoja dirbti biure t.y. užsirezervuoti darbo vietą ar kitaip užsiregistruoti atvykus dirbti į biurą. Verta numatyti, kokie reikalavimai yra keliami grįžtantiems: ar jie turi būti pasiskiepiję, ar turi turėti galimybių pasą.

darbų sauga dirbant namuose, hibridinio darbo sauga
Photo by Nataliya Vaitkevich on Pexels.com

Komunikacija dirbant nuotoliniu būdu

Labai svarbu numatyti, kokios bus komunikacijos su vadovu ar kolegomis taisyklės. Pavyzdys galėtų būti:

Darbo valandų metu darbuotojas užtikrina ir sutinka būti pasiekiamas mobiliuoju telefonu, MS teams/Zoom ar kt. el. paštu. Galima prašyti darbuotojo savo kalendoriuje ar kitoje bendrai prieinamoje laikmenoje žymėtis darbo vietą ir darbo valandas, jei jos skiriasi nuo bendrų įmonės darbo valandų. Galima įpareigoti į el. paštu atsiųstą užklausą atsakyti per tam tikrą valandų skaičių, kuris būtų priimtinas pagal įmonės kultūrą. Taip pat galima įtraukti įpareigojimą, kad darbuotojas turi susisiekti su savo tiesioginiu vadovu bent du kartus per dieną.

Atskiru punktu galima aptarti susitikimų etiketą. Galima numatyti, kad susitikimai vyksta tik virtualiai arba hibrindiniu būdu – kai vienu metu susitikime dalyvauja ir biure esantys, ir nuotoliniu būdu dirbantys darbuotojai. Hibridiniams susitikimas susitikimo kambariuose turi būti tai įgalinanti techninė įranga. Taip pat verta paminėti, kad dalyvavimas susitikimuose yra būtinas. Ar būtina naudoti vaizdo kamerą, ar ne – diskusinis klausimas. Žinoma, kamera yra labai gerai, bet jei darbuotojas dirba ten, kur interneto ryšys yra silpnas, vaizdo transliacija gali nepavykti. Verta pagalvoti, ar įtraukti dalyvavimo susitikimuose alternatyvius kanalus, pvz. telefoninis skambutis. Numatyti, kaip ir kada darbuotojas turi informuoti vadovą, jei susirgo, ar dėl kitų priežasčių negalės dirbti.

Informacinė sauga

Čia reikėtų aptarti, kaip darbuotojas turi užtikrinti įmonės duomenų konfidencialumą ir saugumą. Idealu, jei įmonėje jau yra tvarka, kuri reglamentuoja šiuos dalykus, tačiau, jei tokios tvarkos nėra, vertėtų bent užsiminti, kad darbuotojas imsis visų įmanomų priemonių užtikrinti jam patikėtų įmonės komercinių paslapčių, asmens duomenų bei kitos konfidencialios informacijos saugumą. Kibernetinė sauga dar vienas svarbus aspektas. Verta įtraukti (jei tai nėra numatyta atskiroje procedūroje) draudimą parsisiųsti nesaugią programinę įrangą, įpareigoti pasikonsultuoti su IT komanda prieš atsakant į įtartinus el. laiškus, nekoreguoti tinklo saugumo parametrų, naudoti saugius slaptažodžius konfidencialiems dokumentams. Tuo pačiu kibernetinė sauga yra didžiulė atskira tema ir turbūt daugiau namų darbai darbdaviui, kaip užtikrinti duomenų šifravimą ir saugią nuotolinę prieigą prie įmonės vidinių resursų.

informacinė ir kibernetinė sauga dirbant nuotoliniu būdu ar iš namų
Photo by Anete Lusina on Pexels.com

Keli svarbūs aspektai

Nepakenktų surinkti iš visų darbuotojų sutikimus ir patvirtinimus, kad jų darbo vieta atitinka reikalavimus, kad nedarbo metu arba su darbo funkcijomis nesusijusių veiklų metu patirtos traumos nebus laikomos nelaimingu atsitikimu darbe.

Taip pat svarbu atkreipti dėmesį, kad darbuotojui dirbant nuotoliniu būdu ne Lietuvos teritorijoje atsiranda įvairių klausimų dėl mokesčių. Apie tai plačiau komentuojama šiame straipsnyje, tad labai svarbu leidžiant darbuotojams dirbti nuotoliniu būdu ne Lietuvoje, įsivertinti visus teisinius ir mokestinius aspektus.

Kai jau išspręsti visi darbuotojų darbo infrastruktūros klausimai, didžiausią krūvį ir būtinybę ugdyti naujas kompetencijas ir ieškoti naujų darbo būdų patiria vadovai. Nuotolinis ar net mišrus komandos darbas labai apsunkina vadovo darbą. Kaip su kiekvienu palaikyti kontaktą, kaip užtikrinti efektyvumą. Kokiais rodikliais matuoti efektyvumą. Vadovams šioje situacijoje labai reikia personalo kolegų pagalbos, ar diegiant reguliarių 1:1 susitikimų tvarką, ar numatant papildomus mokymus, o gal sprendžiant virtualios lyderystės problemas.

Išsigryninus hibridinio darbo modeliui ateis laikas ir pergalvoti biuro erdves ir funkcionalumą. Greičiausiai atsiras poreikis mažinti nuomojamų biurų patalpų bei jas perdaryti iš fiksuotų darbo vietų į bendradarbystės erdves. Tai – tendencija, link kurios eina didžiosios įmonės, dar iki karantino pradėjusios taikyti lankstesnes darbo sąlygas savo darbuotojams.

Ir galiausiai (negaliu apie tai neužsiminti) kai mažėja ofiso ar komandiruočių sąnaudos, kai mokymai vyksta virtualioje erdvėje ir yra taupomi logistikos kaštai, vertėtų apsvarstyti, kokia įmonės politika sutaupytų sąnaudų atžvilgiu, kur bus nukreiptos lėšos, ar bus ir kaip jos bus pasidalintos su darbuotojais.

Parašykite, ar jūsų įmonėje jau yra hibridinio darbo tvarka? Ką esate numatę joje, ko nepaminėjau. O gal jūs turite kitokios patirties šiuo klausimu? Gal norit padiskutuoti ir pasitarti? Kviečiu paskaityti mano ankstesnį, daug dėmesio sulaukusį įrašą apie tai, kodėl mokymai neveikia. Bendraukime.

Visiems geros dienos,

Agnė

Šaltiniai:

https://www.vz.lt/verslo-valdymas/2020/11/17/kaip-organizuoti-nuotolini-darba-issukiai-ir-rizikos-darbdaviui

https://inovacijubiuras.tele2.lt/zengiant-i-nauja-realybe-antroji-dalis-pirmyn-i-hibridini-darba/

https://www.pwc.com/us/en/services/tax/hr-international-assignment-services/global-mobility-remote-workforce-policies.html

https://www.hrmorning.com/articles/drafting-remote-work-policy-5-legal-pitfalls/

2 komentarai apie “Hibridinio darbo tvarka – nuo ko pradėti ir ką įtraukti

Leave a Reply